31.05.2023
Контроль рабочего времени сотрудников — важная функция менеджмента. Однако осуществлять его можно по-разному. На практике лучший подход — это когда контроль есть, но он не слишком навязчив. Человеку проще выполнять свою работу, если ему никто и ничего не мешает. При этом контроль времени не создает дополнительных сложностей. Он, наоборот, помогает самому сотруднику оценивать собственную эффективность. А руководителю дает ценную информацию, позволяя корректировать бизнес-процессы и деятельность персонала, улучшая результаты компании в целом.
Чтобы понять, как контролировать время, которое сотрудники тратят на работу, важно разобраться, какие существуют способы для выполнения этой задачи.
Журнал учета
Эта система учета рабочих часов появилась самой первой. Для ее использования достаточно буквально листа бумаги и ручки, а также одного ответственного человека, который будет отмечать информацию о других. В результате ведения журнала формируется график прихода и ухода сотрудников, который затем передается руководству. Метод универсален и может применяться в любой компании.
Со временем, по мере распространения по миру компьютеров, система стала переходить в электронный вид. Например, на многих предприятиях ведется учет посещаемости сотрудников в Excel, в виде таблицы с фамилиями сотрудников, датами и отметками о времени прихода и ухода.
Система контроля и управления доступом (СКУД)
Самый простой пример системы контроля и управления доступом — турникет. Такой аппарат учета рабочего времени наполовину автоматизирован. В момент входа или выхода с предприятия сотрудник сам отмечается на турникете. Чаще всего используется учет рабочего времени по карточкам — их достаточно просто приложить к электронному считывателю, а система фиксирует этот момент во внутренней программе.
Однако есть и более сложные и функциональные СКУД. Их особенность — контроль не только на входе на предприятие, но и в процессе перемещений по нему. СКУД работает следующим образом:
- Электронные считыватели и замки располагаются на дверях всех помещений внутри офиса.
- Прикладывая карту или предъявляя биометрию, сотрудник отмечает время своего пребывания в том или ином месте.
- Руководство получает возможность управлять доступом персонала в помещения. В любой момент можно заблокировать вход в конкретное пространство для одного сотрудника или целой группы. И, соответственно, дать доступ в помещение персоналу, для которого раньше посещение было закрыто.
В результате руководитель получает подробное представление, где и когда находится персонал, а также получает удобный инструмент для управления доступом на предприятии. Недостаток системы — ее дороговизна. Приобрести подобное оборудование и системы учета рабочего времени могут только крупные предприятия.
Биометрическая система
В некоторых компаниях применяется регистратор рабочего времени, в основе которого — считывание биометрических данных. Чаще всего это отпечатки пальцев, реже — сетчатка глаза. Биометрическая система эффективнее турникетов, потому что исключает обман со стороны сотрудников. Приложить чужую карту к турникету — легко. А вот приложить палец человека, без его физического присутствия, невозможно.
Еще одно преимущество — отсутствие у персонала компании необходимости носить с собой карты пропуска, как в случае с турникетами. Это особенно важно для больших предприятий со множеством сотрудников. Из-за человеческого фактора карты регулярно забываются кем-то из персонала, что создает сложности в рабочих процессах. Когда доступ в офис осуществляется по биометрии, подобных проблем не бывает.
При использовании такого способа учета рабочего времени, сведения о входах и выходах сотрудников с предприятия моментально попадают в общую базу данных. Руководство может просматривать и анализировать их, получать автоматически сформированные отчеты.
Тайм-трекер
Специальная программа для табелирования рабочего времени — более современное и удобное решение. Правда, подходит только для контроля сотрудников, которые трудятся за компьютерами. Тайм-трекеры используются преимущественно для подсчета рабочих часов. Иногда — для контроля продуктивности персонала. Однако в таких программах нет функционала для визуального мониторинга сотрудников. Например, они не позволяют получить удаленный доступ к рабочему столу компьютера.
При использовании тайм-трекера, у руководства компании появляется возможность посмотреть, во сколько начинает и заканчивает работу каждый из сотрудников. Эта информация доступна в админ-панели программы, и обычно закрыта от рядового персонала. В качестве дополнительного функционала для руководства, в тайм-трекере может быть раздел с аналитикой, объединяющей данные в наглядные графики или диаграммы.
Система учета рабочего времени (СУРВ)
Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании с помощью специализированных программ, таких как Kickidler — логическое развитие методов, активно использовавшихся ранее. Они выводят удобство на новый уровень.
Сотрудникам не приходится постоянно помнить о необходимости отмечаться в системах учета. А руководителям не нужно задумываться о том, как контролировать работников и проверять информацию — программа самостоятельно анализирует данные, предоставляя сведения в наглядном и понятном виде. Все, что потребуется от руководства компании — организовать настройку системы на рабочих компьютерах. В дальнейшем даже включение и отключение любых функций будет выполняться моментально из панели администратора. Доступ к ней будет только у руководства.
Автоматизированные программы позволяют контролировать не только рабочее время, как тайм-трекеры, но и выполняют другие функции. Например, отслеживают интенсивность работы и собирают данные о приложениях, которыми сотрудник пользовался в течение дня.
Почему стоит выбрать именно СУРВ
Автоматизированная электронная система учета рабочего времени по совокупности факторов превосходит остальные методы. В ней нет недостатков, но есть множество преимуществ:
- Доступность. Покупать дополнительное оборудование не потребуется. Чтобы начать учет рабочего времени на предприятии, нужно только установить программу на рабочие компьютеры и настроить ее.
- Универсальность. Отслеживание рабочего времени сотрудников может вестись в любой компании, где персонал работает на ПК.
- Функционал. Мониторинг рабочего времени — только верхушка айсберга. На практике хорошая программа будет иметь множество дополнительных функций, вроде записи экрана или нажатий клавиш и автоматической отправки уведомлений в случае нарушений.
Не стоит сомневаться, что законодательные правила учета рабочего времени не позволяют легально использовать подобные программы. Никаких проблем с этим у компании не будет. Как гласит трудовой кодекс, время прихода на работу может учитываться любыми методами (22 ТК РФ), и тем более работодатель имеет право устанавливать на принадлежащие организации компьютеры любые программы, которые посчитает нужным.
Система учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler
При использовании Kickidler учет рабочего времени становится максимально простым — как для руководителя, так и для самого сотрудника. Систему нужно настроить один раз, выбрав необходимые функции, а затем она будет работать полностью автоматизировано:
Составлять отчеты. Будет происходить фиксация времени прихода на работу, количества проведенных за компьютером часов, перерывов.
Оценивать эффективность. Kickidler покажет, какие приложения использовал сотрудник, на какие сайты заходил, и насколько интенсивно совершал действия в той или иной программе.
Транслировать экран в режиме «онлайн». При необходимости, можно подключить контроль рабочего стола сотрудников, чтобы в любой момент руководитель мог взглянуть, кто и чем занимается прямо сейчас.
Есть и другие возможности — инструменты самоконтроля, кейлоггер, отслеживание нарушений и много чего еще. Kickidler — программа для контроля и учета рабочего времени, при разработке которой учитывался реальный опыт множества компаний. Поэтому в ней есть все, что может потребоваться для повышения эффективности труда сотрудников вашего бизнеса.