Слежка за сотрудниками на рабочих местах. Как работодатели контролируют рабочие компьютеры подчиненных

24.01.2019

Большинство компаний, так или иначе, следит за своими сотрудниками. 
Основная причина слежки – повышение производительности сотрудников. Вторая – инсайдерская угроза и судебные разбирательства, ответчиками в которых зачастую становятся бывшие сотрудники.
Существуют разные методы слежки, камеры наблюдения, СКУДы и пр., но в последнее время все более популярными становятся системы учета рабочего времени и мониторинга компьютеров сотрудников (СУРВ).

Основные функции системы учета рабочего времени и мониторинга

Контроль и наблюдение за компьютерами на рабочих местах позволяет работодателю отслеживать активность персонала и его вовлеченность в работу. Помимо продуктивности и подтверждения того, что сотрудники отработали нужное время, такие системы еще и помогают в плане безопасности. Современные решения в сфере мониторинга сотрудников выглядят как новинка, но такая практика применяется уже достаточно давно. Первый табель учета рабочего времени появился в 1888 году (и впоследствии именно это изобретение стало отправной точкой в истории технологического гиганта IBM). Сейчас мы можем отследить не только время, которое сотрудник проводит на работе, но и насколько эффективно он пользуется интернетом, какие приложения открывает чаще, с какими задачами справляется лучше, а какие вызывают у него сложности. 

Благодаря современным технологиям компании могут выяснить практически все, что персонал делает на работе и отследить все его коммуникации.
СУРВ, в частности:

  • Отслеживает использование интернета, приложений и электронной почты
  • Записывает активность на рабочих компьютерах 
  • Отслеживает местонахождение сотрудников с помощью бейджей
  • В некоторых системах реализован GPS-трекинг транспортных средств

СУВР радикально меняют рабочий процесс: позволяют точнее начислять зарплату, ставки, рассчитывать оптимальное количество сотрудников в команде, определять набор нужных инструментов и рабочий процесс. Не говоря уже о ситуациях, когда необходимо выяснить конкретную информацию о том или ином сотруднике. Например, СУВР может показать, что Юлия в последнее время демонстрирует намного меньше продуктивности, или что Иван существенно улучшил свою работу в последний месяц, т.е. здесь работодатель получает объективность, вместо догадок и предположений.

Но, несмотря на все эти преимущества, отслеживание сотрудников все еще остается дискуссионной темой, но в этом руководстве мы расскажем вам все, что нужно знать о контроле сотрудников, прежде чем внедрять такие технологические решения. 
Существует множество разновидностей и функцию систем контроля персонала. Ниже описаны одни самые распространенные (а некоторые варианты оказались в этом списке достаточно неожиданно). 

Пользование интернетом

Примерно 2/3 компаний отслеживают, как сотрудники пользуются сетью, то есть если вы применяете такую систему, оказываетесь в большинстве.

Очевидно, что это самое полезное применение интернет-мониторинга, поскольку дает возможность узнать, какие ссылки открывали участники вашей команды или фрилансеры. Например, если они проводят большую часть своего рабочего времени в интернет-магазинах, можно вполне убедиться в том, что работу они не делают. 

Но иногда мониторинг такого рода несколько усложняется. Допустим, вы наняли SMM-менеджера, и если она/он беспрерывно заходит Facebook, Instagram и Pinterest, это не будет тревожным сигналом, однако все еще будет неизвестно, работает ли человек на самом деле.

Некоторые компании ограничивают доступ к неуместному контенту для сотрудников (соцсети, порнография), в то время, как другие позволяют на некоторое время открывать «сомнительные» сайты, такие как Twitter или YouTube. 

Электронная почта

Возможно, вы удивитесь, но около 43% компаний мониторят почту своих сотрудников. Это помогает предотвратить проблемы еще до их появления и помочь в решении различных споров. 

Многие судебные решения позволяют работодателю свободно читать переписку сотрудников в почтовых сервисах, если это оправдано с точки зрения бизнеса.
Если вам, как работодателю, принадлежат компьютеры и сеть, которой пользуются сотрудники, вам даже не нужно сообщать им, что вы сохраняете или читаете их сообщения. Но если они приносят свои персональные компьютеры в офис или работают из дома, стоит установить специальные правила для пользования электронной почтой, которые бы ограничивали право сохранять и открывать электронную коммуникацию с рабочего email-адреса.

Телефонные звонки

Такая разновидность мониторинга применяется, когда нужно удостовериться в том, что клиенты получают полезные ответы, и насколько уважительно к ним относится персонал. 
В некоторых странах работодатели должны сообщить о том, что звонок записывается с помощью гудка или специального сообщения. 

Скорее всего, набирая номер какой-либо организации, вам приходилось слышать, что разговор может быть записан для улучшения качества обслуживания. Запись взаимодействий сотрудников с клиентами или потенциальными клиентами может быть уместной по ряду причин. Например, вы рассматриваете статистику клиентской поддержки и замечаете, что у двух сотрудников намного выше рейтинг, чем у других. Прослушав записи их разговоров за последний месяц, вы сможете быстро понять, что они делают правильно, и это станет ориентиром для других участников команды. С другой стороны, если у кого-то очень плохой фидбек, с помощью записей их бесед можно будет выяснить, в чем проблема.

Однако компании, которые только ищут нарушения во время телефонных звонков, не могут по-настоящему контролировать качество работы и продуктивность сотрудников. В данном случае, как правило, отслеживаются только телефонные номера, и сколько времени сотрудники тратят на разговоры. 

Голосовая почта​

Только 9% организаций отслеживают голосовую почту. В прошлом, когда электронная почта и чаты не были повсеместно распространены, голосовые сообщения использовались как стандартный способ коммуникации. Сейчас же такая практика практически сошла на нет: менее 0,1% населения используют это средство связи. 

Местонахождение 

Мониторинг местонахождения мобильных устройств сотрудников и/или транспортного средства в последние годы стремительно развивался. По данным на 2012 год, 62% организаций, отслеживали перемещения своей рабочей силы. В 2008 году таких компаний было 30%. И хотя данных за последние несколько лет нет, можно уверенно предполагать, что этих компаний стало еще больше. 

Соцсети 

Во многих компаниях существуют правила, ограничивающие то, что сотрудник может размещать в социальных сетях о своей организации. Посты, которые относятся к работе, могут потенциально наносить ущерб компании.

Другое

Всякий раз, когда собирается какая-либо информация о сотрудниках, это уже мониторинг в той или иной форме. 

К примеру, компания Buffer выдает своему персоналу трекеры активности, которые следят за состоянием их здоровья. Сон, физические упражнения, диета – все это фиксирует браслет на запястье, и каждый индивидуальный результат доступен руководству. 
Такой подход можно отнести к определенной категории мониторинга сотрудников. 

Deloitte, известная консалтинговая компания, проводила пилотный проект, в рамках которого каждому сотруднику выдавали «умный» ID-бейдж. С помощью таких значков отслеживалось, как часто сотрудники отходили от рабочих столов и разговаривали на совещаниях. 

Японская компания Hitachi разработала похожие устройства (на основе физических движений) для отслеживания уровня счастья сотрудников. 

Мониторинг сотрудников – это не всегда навязчивое изобретение в духе Большого Брата. Для предпринимателей, сотрудников компаний и менеджеров системы контроля могут оказаться достаточно полезными. Рассмотрим одни из самых очевидных преимуществ СУВР.

Преимущества систем учета рабочего времени и контроля персонала

1. СУВР минимизируют время простоев и исключают ошибки при начислении зарплаты

Обычный фултаймер получает зарплату за 8 часов своего рабочего дня, при этом время простоев в среднем составляет от 90 до 270 минут. Чтобы узнать, во сколько это вам обходится, рассмотрим достаточно экстремальный пример. 

Допустим, в компании работает только два сотрудника, и каждый получает минимальную зарплату. При оплате $11 в час ежедневное время простоев обходится в $44. 

Стандартный рабочий год – 261 дней, таким образом, общая сумма убытков составит $11,484. И это если в команде работает только два человека. 

В качестве реального примера можно взять случай, произошедший в Yahoo в 2013 году. Данные логов внутренней VPN-системы показали, что удаленные сотрудники Yahoo были куда менее продуктивными, по сравнению с их коллегами, работавшими в офисе. 

Системы учета рабочего времени позволяют совершенно исключить расходы, связанные с простоями. Например, программа Kickidler точно подсчитывает время, в течение которого персонал действительно работает. Это важно при начислении зарплаты, поскольку исключаются ошибки как в пользу работодателя, так и сотрудника.

2. Больше информации о сотрудниках

Если у вас больше информации о том, что делают участники команды, вы сможете обнаружить ошибки еще до того, как они выйдут из-под контроля. Возможно, вы замечаете, что кто-то из сотрудников начал работать над низкоприоритетным проектом, но вам нужно, чтобы он сосредоточил все свои усилия на более срочной задаче. В таком случае можете отправить ему быстрое сообщение по почте или написать несколько слов в Slack, мол, приятель, не мог ли ты вначале доделать проект Х, а уж потом переходить к Y?

Когда ресторан из Далласа начал применять систему контроля – следить за тем, как работают официанты, руководство поначалу стремилось уменьшить число краж со стороны сотрудников. Но полученные данные также показали, кто из официантов демонстрировал больше продуктивности. Так, один из официантов получил должность менеджера, когда сеть открыла новую точку общепита. 

Мониторинг сотрудников не только позволяет идентифицировать худших сотрудников, но и выяснить, кто работает лучше и больше. 

3. Слаженная работа команды 

Каждый менеджер стремится добиться большей синхронности в работе своей команды; в конечном итоге, десять человек сделают больше, чем два, если, конечно, будут работать слаженно. И, по мере того, как удаленная работа становится все более распространенной, возникают сложности с управлением командами фрилансеров. 

Если у вас есть доступ к данным каждого сотрудника, вы можете в любое время получить общую картину того, как работают люди. Например, если известно, что графическому дизайнеру требуется больше времени, чем обычно, можете предупредить об этом маркетолога-фрилансера, который не будет продолжить свою работу, пока графический дизайнер не выполнит свою часть проекта. 

4. Делегирование полномочий

Если вы понимаете сильные и слабые стороны своих сотрудников, сможете с большей эффективностью распределять задачи. 

Распределение задач крайне важно, поскольку ускоряет сотрудничество и помогает вашим сотрудникам развиваться.

Но все это будет невозможно, если вверять задачи не тем людям. Зная, у кого какие сложности могут возникнуть (и наоборот, кто справляется лучше с определенными задачами), вы сможете эффективнее делегировать полномочия. 

Иногда задания передаются менее опытным сотрудникам, чтобы они могли учиться. Иногда (если проект очень важен) его отдают тому, кто справится при любых обстоятельствах. Но все эти решения лучше принимать, опираясь на данные, которые предоставляет система контроля персонала.

5. Меньше административной работы. 

С помощью подходящего ПО для мониторинга сотрудников вы можете автоматизировать существенную часть вашей административной работы. Система учета рабочего времени фиксирует отработанные часы, поэтому не приходится тратить время на начисление зарплаты. Таким образом, устраняются ошибки, связанные с человеческим фактором. Зарплата насчитываться точно и больше не понадобится часами просиживать над таблицами Excel.  

Недостатки систем учета рабочего времени и контроля персонала

Несмотря на множество преимуществ, у СУВР есть и свои недостатки. Например, персонал может решить, что ему не вполне доверяют. Сотрудники, на рабочих местах которых устанавливались камеры наблюдения, говорили, что это от недоверия со стороны работодателя и только вредит отношениям в команде. 

Многие говорят, что с наличием системы отслеживания персонала связаны стрессовые ситуации. 

Но, попробуем взглянуть на вещи с точки зрения персонала. Кто-то может посчитать, что это не вполне этично, когда каждое действие отслеживается. Люди по своей природе стремятся к большей свободе и меньшему контролю со стороны других. Поэтому некоторые выступают против какого-либо контроля на рабочем месте. Но, с другой стороны, это служит и дополнительным стимулом работать лучше, когда сотрудник знает, что руководитель в любую секунду может посмотреть, что происходит на его рабочем компьютере.

Системы контроля персонала: «за» и «против»

А что, если возможно извлечь максимальную пользу из систем контроля, исключив все минусы? 

Не существует каких-либо законов, которые бы запрещали компаниям следить за сотрудниками на рабочем месте. Персонал фактически лишен права на конфиденциальность во время работы. И если у вас есть законные основания отслеживать все, что делают сотрудники в цифровом пространстве (электронная почта, веб-серфинг, приложения и т.д.), тогда стоит делать это с максимальной эффективностью.

Возможно, даже и не стоит сообщать сотрудникам о том, что именно вы отслеживаете и зачем. Но вот некоторые соображения, в случае если вы считаете, что корпоративная культура должна быть более открытой. 

Шаг 1. Предоставьте необходимое оборудование. 
Шаг 2. Спросите разрешение у сотрудников на использование СУВР и, как только заручитесь согласием, больше не придется беспокоиться о каких-либо юридических вопросах: согласия персонала будет вполне достаточно компании, чтобы обезопасить себя. 
Шаг 3. Не отслеживайте активность, которая не относится к работе, и местонахождение сотрудников в нерабочее время.
У вас множество вариантов действий. Чтобы подобрать лучшие стратегии для бизнеса, приходится учитывать множество факторов. 

Три основных вопроса

Дабы избежать нежелательных последствий, которые могут быть связаны с мониторингом персонала, задайте себе три вопроса, прежде чем внедрять какую-либо новую систему. 

1. Поможет ли СУРВ сделать бизнес эффективнее? 
2. Поможет ли СУРВ компании снять с себя ответственность?
3. Поможет ли СУРВ вовремя находить проблемы, прежде чем они разрастаются? 

Рассмотрим гипотетический сценарий. Анна – работает гендиректором дизайнерского агентства. Она живет в Москве, но пять ее постоянных коллег работают удаленно. Анна также регулярно нанимает фрилансеров для разовой работы. Дела идут хорошо, но есть предположение, что кто-то из фрилансеров завышает плату. Также проекты практически никогда не сдаются вовремя. Поэтому Анна раздумывает над тем, чтобы опробовать в действии систему СУВР и рассматривает два возможных варианта: систему регистрации рабочего времени, такую как Toggl, и систему учета рабочего времени и контроля персонала Kickidler. 

Анна задается следующими вопросами: 

  • Ускорит ли этот инструмент работу компании? Да, при условии, что никто не будет злоупотреблять этим инструментом. 
  • Поможет ли это снять с себя лишнюю ответственность? Вероятнее всего, что нет. 
  • Поможет ли это эффективнее проводить внутренние расследования и решать различные проблемы? Нет. 

Затем она рассматривает возможности Kickidler: 

  • Поможет ли Kickidler улучшить общую продуктивность? Да, также система контроля сотрудников помогает бороться с нарушениями рабочего распорядка. 
  • Kickidler позволяет начислять зарплату и учитывать каждую секунду рабочего времени – при этом исключаются ошибки как пользу сотрудника, так и работодателя. 
  • Поможет ли это в проведении внутренних расследований? Да, потому что когда возникают проблемы с конкретным сотрудником, руководитель сразу же об этом узнает. 

Такой подход из трех вопросов позволяет сделать правильный выбор. 

Команда 

Важно еще и учитывать разновидность команды, которой вы управляете. Если ваша команда – это сотрудники одного офиса, их будет проще отслеживать с помощью мониторинга телефонов, чем если бы они были разбросаны по всему миру. Если клиенты постоянно путешествуют, чтобы проводить встречи с клиентами, тогда будет уместен какой-нибудь GPS-трекер. 

Эксперты в сфере менеджмента говорят, что не стоит оценивать всех сотрудников одинаково. Если у вас есть надежный, трудолюбивый сотрудник, который постоянно демонстрирует выдающуюся работу, стоит предоставить ему намного больше автономии и полномочий, чем необязательным сотрудникам, которые по-настоящему не вовлечены в работу. 

Также не стоит отслеживать активность всех сотрудников с той же тщательностью. Например, если вы используете системы онлайн-мониторинга рабочих компьютеров, тогда вы, скорее всего, будете часто делать скриншоты рабочих экранов сотрудников, которые еще не зарекомендовали себя должным образом, или дали повод им не доверять. В то же время, вы не будете часто скринить компьютеры надежных сотрудников. 

Как рассказать сотрудникам, о том, что их активность отслеживается

СУВР – решение, выгодное всем

Вы босс и вам не нужно разрешение на использование какой-либо новой системы, которая бы существенно упрощала рабочий процесс. 

Но не будет лишним познакомить сотрудников с СУВР. Сделать это можно в формате презентации. Это может быть простой слайд, или конференция по Skype. В любом случае, понадобится подробное объяснение того, как система может улучшить бизнес, и, что еще важнее, в чем от этого польза для самих сотрудников. 

Можно предложить два-три варианта системы учета рабочего времени, за которые они могли бы проголосовать. 

  1. Расскажите обо всех функциях СУВР, как часто они будут применяться, какого рода информация будет отобрана и что вы будете делать со всеми этими данными. 
  2. Очень важно объяснять все понятным языком, без замысловатых слов, жаргонизмов и путаной юридической лексики, поскольку сотрудники, читая канцелярские формулировки, могут подумать, что их пытаются ввести в заблуждение. 
  3. Расскажите о том, что сотрудники должны делать, если правила нарушаются, или если у них есть какие-то предложения (можно провести опрос с помощью Google Forms или Typeform, чтобы фидбек был анонимным). 
  4. Удостоверьтесь, что каждый сотрудник ознакомился с этой информацией. 

Плохое объяснение:

У компании есть возможность доступа, просмотра, копирования и удаления любых сообщений, отправляемых, получаемых и хранящихся в системе электронной почты. Компания оставляет за собой право доступа, просмотра, копирования и удаления сообщений для любой цели или обмена ими с любой третьей стороной (внутри или за пределами компании).

Хорошее объяснение:

Чтобы проверить, что ничего сомнительного не отправляется по почте (а это, к сожалению, иногда случается) наша компания использует ПО, которое дает возможность открыть, прочитать, скопировать и удалить любое сообщение (т.е. любое сообщение, которое сотрудники отправляют, получают или сохраняют в системе). Мы также можем делиться этими сообщениями с другими. Конечно, это делается в исключительных случаях. Например, если кто-то из сотрудников выдаст торговый секрет, мы проконсультируемся с юристом. 

Подготовка

Объяснив все команде и составив перечень правил, можно переходить к реализации проекта. 

К переменам приспособиться непросто, в особенности, когда требуется получить согласие сотрудников на то, чтобы их действия отслеживались. 

Если вы используете новую систему контроля персонала, расскажите сотрудникам о деталях ее работы. Лучше, когда такие инструкции подаются в развлекательном и вовлекающем формате. Обсудить нововведения с сотрудниками можно, к примеру, за обедом, или, если у вас удаленная команда, посредством вебинара. 

Людям будет намного комфортнее работать с новой системой, если вы будет открыты к предложениям и комментариям. 

Вот несколько способов донести нужную информацию: 

  • Хотелось бы узнать ваше мнение о новой системе. Чтобы вы изменили на моем месте? Почему? 
  • Как можно улучшить систему? Какие у нее основные недостатки? 
  • Что меньше всего вам в ней нравится? Что больше? 
  • Не кажется ли вам, что система повышает продуктивность вашей команды? 
  • Как лучше всего рассказать другим о том, что система контроля важна и необходима?

На замечания и комментарии сотрудников нужно отвечать уважительно и спокойно, даже если человек говорит о том, с чем вы не вполне согласны. Все ждут вашего отклика, и если вы не будете встречать в штыки любые возражения, сможете расположить к себе людей и заручиться их доверием. Спросите, какая может быть альтернатива. 

Скажем, удаленный сотрудник говорит, что ему не нравится то, что его уровень продуктивность пытаются измерить. Вы можете ответить: «Хорошо, понимаю. Но, может быть, есть какие-то предложения о том, как подсчитать, какой объем работы был сделан?» Такой ответ не только покажет, что вы открыты к предложениям, но так ваши сотрудники будут участвовать в процессе и смогут взглянуть на вещи с вашей точки зрения. И если сотрудник предложит что-то лучшее, в выигрыше будут все.