Обзор программы контроля сотрудников Hubstaff

15.11.2019

Плюсы 
Скриншоты и отслеживание нажатых клавиш. Время в учетные ведомости отработанного времени добавляется очень просто. Удобно составлять расписание смен для сотрудников.

Минусы   
Нет расширенных возможностей трекинга. Для функции Stopwatch необходимо останавливать приложение на десктопе. Нет ограничений по IP-адресу. Очень примитивные отчеты.

Итог
Удобный тайм-трекер с некоторыми возможностями мониторинга.

Hubstaff – это удобное в использовании решение для учета рабочего времени, которое также содержит некоторые функции для контроля персонала.

Стоимость и тарифные планы

В Hubstaff реализованы возможности наблюдения и контроля под стать оруэлловскому Большому Брату. Администратор может узнать, что сотрудники делают в рабочие часы и сколько им нужно заплатить, когда работа завершена. Базовый план (Basic) $5/месяц предоставляет доступ к простейшим функциям для учета рабочего времени, таким как менеджер составления графика выплаты зарплаты, поддержка в режиме 24/7 и индивидуальные пользовательские настройки. В довершение всего, такой план позволяет узнать, работают ли сотрудники на самом деле или нет, есть функция скриншотов, а также мониторинг нажатий клавиш и движений мыши. Hubstaff и Time Doctor – одни из немногих инструментов, которые предлагают столь высокий уровень контроля за рабочим процессом. 

Из минусов стоит отметить, что мониторинг рабочего стола и кейлоггер в Hubstaff достаточно полезные функции, но все же их реализация в Hubstaff оставляет желать много лучшего (более подробно об этом позже).

Premium-план – за $10/пользователь/месяц – открывает все возможности, которые есть в базовом плане, но, ко всему прочему, вы еще и получаете доступ к API, и можете интегрировать инструмент со сторонним ПО. В Premium-плане также доступен инструмент для составления расписания, который дает возможность администраторам распределять смены и делегировать задачи из консоли. Премиальные клиенты могут также использовать этот инструмент для автоматической выписки инвойсов и платежей в PayPal. Клиенты с годовой подпиской получают два бесплатных месяца. По сравнению с ближайшими конкурентами, у Hubstaff не заоблачные цены, в особенности учитывая то, что в последнее время добавился мониторинговый функционал, которого не хватает конкурирующим разработкам.

Hubstaff планирует отключить тарифный план, объединяющий пользователей в группы по 5, 10 и 15 человек, чтобы клиенты не переплачивали. Так, команда с 17 человек будет платить за 17 пользователей – их численность не будет округляться до 20, за которых сейчас нужно заплатить $99/пользователь/месяц.

Функции и интерфейс

В пользовательском интерфейсе Hubstaff есть удобная панель навигации, выполненная в серо-голубом цвете, при этом остается достаточно пространства справа, для ввода и анализа данных. При первом запуске пользователь видит главную панель, здесь обзорно представлено, сколько часов ваши сотрудники работали в течение определенного дня и сколько часов они отработали за минувшую неделю. Также есть список участников, их последние задачи и активность за последнюю неделю. Это мощная система управления проектами, в которой присутствует интересная визуализация данных, благодаря чему сразу же видно, кого из сотрудников можно отнести к рабочим лошадкам, а кого к бездельникам, также видны проекты, которые получают больше внимания, чем это нужно, и проекты, которыми сотрудники пренебрегают. 

Во время тестирования в учетную запись приглашались новые участники. При корректном добавлении пользователи высвечивались как «Участники» (Members). Но при добавлении пользователя по одному из имеющихся email-адресов пользователь все равно высвечивался во вкладке «Приглашенные» (Invites), а не в «Участниках».

Есть два способа добавить время в Hubstaff: вручную создать ведомость отработанного времени или использовать опцию stopwatch. Прежде в Hubstaff опция stopwatch была доступна только в десктопном приложении. Теперь она также есть в веб- и мобильной версии. Добавляется задача, затем нажимается кнопка в виде стрелки, чтобы начать отслеживать достигнутый прогресс. Для переключения на другую задачу кликните выпадающий список меню в виджете таймера. Во время тестирования при переключении с одного проекта на другой таймер останавливался. Приходилось заново кликать стрелку, чтобы начать отслеживать время для новой, но похожей задачи.

С помощью опции ведомость отработанного времени (time sheet) отслеживаются рабочие часы, так же как это делалось в аналоговую эру тайм-трекинга с помощью карандаша и бумаги. По сути, сотрудник отрабатывает свою смену, добавляет время в таблицу и отмечается, завершив работу. Стандартный способ тайм-трекинга.

К сожалению, Hubstaff не позволяет добавлять будущее время, то есть эту платформу нельзя использовать как планировщик рабочего графика. Администратор может разрешить пользователям вручную редактировать ранее добавленные ведомости учета рабочего времени. А также напомнить, что нужно отслеживать время, в случае если они пока еще не отметились в системе.

Встроенное приложение делает снимки через определенные интервалы, которые система выбираем произвольно, до трех в час, в зависимости от того, как часто админ хочет шпионить за сотрудниками. Скриншоты могут быть частично размытыми, чтобы не фиксировать всякий раз важную информацию, но существенная часть экрана остается без изменений, чтобы можно было понять, какой контент на экране сотрудника – рабочий или развлекательный. Это довольно усложненный способ отслеживать время вручную, особенно если сотрудники часто переключаются с одной задачи на другую на протяжении рабочего дня. Hubstaff не помешало бы найти способ захвата экрана на основе облачной архитектуры, как в случае с функцией stopwatch. Это очень упростит жизнь пользователям.

Вкладка «Расписания» (Schedules) позволяет добавлять даты и время к задачам сотрудников.

Можно установить минимальные часы (программу минимум), которые нужно будет отработать, и длительность перерыва. Hubstaff также дает возможность устанавливать повторяющиеся смены. Отчеты показывают отработанное время, процент активности и расходы. Есть графический обзор всего рабочего процесса. В будущем может появиться возможность сохранения фильтров для определенных поисков. Доступны следующие отчеты: «Время и Активность» (Time & Activities), или же «Еженедельная активность» (Weekly activity), «Платежи» (Payments), «Имеющаяся сумма» (Amount Owed), «Бюджеты проектов» (Project Budgets), «Счета» (Invoices) и др.

Админы получают уведомления, когда достигнуты недельные лимиты по количеству персонала и бюджету. Инвойсы рассчитываются автоматически и создаются по отработанному времени каждого сотрудника и соответствующей ставке заработной платы. Можно настроить автоматические платежи в PayPal.
Учитывайте, что здесь не предусмотрено напоминание менеджерам о том, что требуется перепроверить каждую ведомость, прежде чем отправить платеж. Все автоматизировано, система сама начисляет зарплату и проводит платежи. Если опасаетесь ошибок, можете настроить платежи в PayPal вручную.

В настройках выбирается, кому будут отправлять уведомления о пользователе (руководству, пользователю, или и тем, и другим). Чаще всего выбирают последнее.

Hubstaff позволяет устанавливать причины для редактирования времени, возможно, это способствует большей подотчетности и помогает компаниям обходиться без дополнительных аудитов.

Мониторинг сотрудников

Мы коснулись функций контроля Hubstaff, которые больше похожи на средства слежки, описанные Джорджем Оруэлом. Но при всем при том, в этой платформе реализован ряд продуманных функций для контроля персонала: мониторинг ссылок в браузерах, приложений, GPS и местонахождения. Есть встроенный инструмент для скриншотов экрана.

Программа для ПК делает скриншоты произвольно или с определенными интервалами, например, три скрина в минуту. Такая функция применима не только к основному монитору, но и к дополнительным. Hubstaff не логирует нажатые клавиши, но отслеживает активность клавиатуры и мыши, то есть руководитель может сделать вывод о работе подчиненного. Все эти данные фиксируются во вкладке «Активность», где впоследствии можно выбрать определенных пользователей из выпадающего списка и посмотреть их скриншоты, и данные. 
Что касается мониторинга приложении и ссылок, Hubstaff не только покажет, какие сайты и приложения открывал пользователь, и сколько длились пользовательские сессии. Модуль «Отчетов» (Reports module) затем отправляет специальные запросы системе и показывает, например, пользование приложением в сравнении со временем и активностью.

Hubstaff интегрируется со сторонними инструментами для управления задачами и проектами (Asana и Trello), что позволяет фильтровать отчеты по конкретным проектам или задачам – и так точнее отслеживать продуктивность.

В мобильном приложении Hubstaff предусмотрена опция отслеживания GPS-локаций. И хотя мобильное приложение не делает скриншоты, оно позволяет отслеживать и логировать местонахождение сотрудников, которые работают удаленно, на определенных объектах. И хотя возможности слежки и уровень мониторинга данных Hubstaff нельзя сравнить с тем, что предлагает Teramind, все же в Hubstaff есть набор полезных опций для работодателя, которому нужно больше контроля за подчиненными..

Мобильный доступ

Отслеживание времени в мобильном приложении Hubstaff на Android и iOS практически ничем не отличается от приложения для ПК, но мобильный интерфейс более интуитивно понятен. Приложение позволяет администраторам отслеживать движения посредством GPS. Таким образом, вы получаете обзор того, сколько действий производили ваши подопечные, за счет захвата локационных данных на каждом этапе.

Во время тестирования вначале не удалось настроить таймер для определенной задачи, из-за того, что не были включены локационные сервисы (Location Services) для Hubstaff.

Мобильная панель управления в Hubstaff достаточно хорошо организована. Интерфейс выглядит продуманным, но нельзя сразу увидеть столбец «Reasons» в учетной ведомости. Для этого нужно прокрутить экран.

Кликнув по элементу, можно посмотреть, сколько средств было потрачено в единицу времени на выполнение определенной задачи. На главной панели можно отслеживать время и денежные затраты отдельных сотрудников и целой команды. В мобильном интерфейсе также есть опция «сделать перерыв», но во время теста она не обнаружилась.

Чего не хватает

В конце прошлого года Hubstaff выпустил некоторые обновления, чтобы улучшить кое-какие недочеты, касающиеся веб-таймера, функции отчетов, добавления уровней активности и отслеживания нажатий клавиш. 

Hubstaff не очень хорошо справляется со своей работой, подобно другим комплексным инструментам для мониторинга. За исключением, разве что, функции скриншотов и кейлоггера. К тому же, здесь нет функции добавления вопроса, который бы задавался пользователю по окончании каждой рабочей смены (например, «Были ли какие-то инциденты? Да. Нет.»), и сотрудник был бы вынужден ответить на вопрос системы, прежде чем сдать смену. А такой функционал присутствует в некоторых других системах.

Также в Hubstaff не предусмотрена возможность расширенного мониторинга. Для управляющего транспортной компанией, если, к примеру, его больше заботит, не сколько часов водитель проехал, а расстояние, Hubstaff будет мало полезен. В этой программе нет возможности создания дополнительных полей для трекинга с дополнительными настройками, которая есть у ряда аналогов.

В отличие от Hubstaff, в системе для контроля персонала Kickidler предусмотрены индивидуальные настройки для каждого сотрудника в зависимости от специфики его работы. Kickidler позволяет анализировать эффективность использования рабочего времени – показывает, сколько сотрудник работал, а сколько – бездействовал. Соцсети, мессенджеры, онлайн-игры, перекуры и прочие убийцы времени – ничто не ускользнет от Kickidler. Анализ динамики активности покажет интенсивность работы сотрудников за ПК. Так руководитель сможет выявить закономерности в поведении персонала и оптимизировать рабочие процессы. Вы можете анализировать активность своих сотрудников в зависимости от времени, дня недели, сезона; выявлять спады и подъемы уровня мотивации персонала.

Интеграция с кейлоггером и записью видео с экрана воссоздает полную картину деятельности вашей команды, а настраиваемая рассылка отчетов – сэкономит время.

За последнее время Hubstaff заметно обновился, в частности, в том, что касается отчетности. В предыдущих версиях можно было добавлять записи в пустые поля для текста, сейчас такие заметки появляются в отчетах, в и в большинстве аналогичных инструментов их можно экспортировать в формате CSV или PDF. 
В Hubstaff нет ограничения по IP-адресу, то есть сотрудник может сообщить, что напряженно работает, и при этом находиться на круизом лайнере на Багамских островах (если не используется мобильное приложение для отслеживания времени). Такая стандартная функция доступна практически в каждом подобном инструменте.

Неплохой тайм-трекер с некоторыми мониторинговыми функциями

Hubstaff – простой в управлении инструмент со множеством функций. С его помощью вы можете логировать скриншоты, отслеживать нажатия клавиш и движения по маршрутам с помощью GPS. Но, во-первых и в главных это – тайм-трекер.

Во-вторых, если вы ищите платформу с дополнительными возможностями кастомизации, вводом данных или более расширенной структурой отчетов, Hubstaff подойдет не вполне.