03.10.2019

Плюсы

Интуитивно понятная панель управления для администратора. Широкие возможности автоматизации, включая обнаружение подозрительной активности. Кейлоггер. Оптическое распознавание символов на экране. Настройки приватности для отдельных подразделений компании, например, HR. Гибкость при переключении на секретный режим работы. Облачный сервис.

Минусы

Мониторинговые функции кому-то могут показаться излишними.

Итог

Teramind сохраняет лидирующие позиции в сфере мониторинга персонала.

Teramind сохраняет лидерские позиции в отрасли разработок для контроля персонала. В этой системе реализованы некоторые функциональные особенности, которых не хватает другим подобным инструментам.

В Teramind заметно внимание к определенным функциональным особенностям, которые упущены во многих других подобных системах. В особенности, в том, что касается уведомлений и автоматизации. Многим системам недостает адаптивного интерфейса и многих других аспектов, которые присутствуют в Teramind. В частности, есть функции аналитики и отчетности.

Стоимость и настройка

Начальная – и несколько усеченная версия Teramind – стоит $60 в месяц для 5 пользователей, и предусматривает онлайн-мониторинг, запись активности на экране, отслеживание сайтов и приложений. Есть пробная двухнедельная версия (Starter edition), для которой не требуется предоставлять данные банковской карты. За версию UAM (что расшифровывается как User Activity Monitoring) придется заплатить $125 (для отслеживания команды из тех же 5 пользователей). Версия UAM расширяет возможности системы: добавляется мониторинг активности пользователей, аудит, аналитика, а также установка правил для пользователей и контроль того, насколько сотрудники придерживаются установленных правил и не меняют ли настройки.

Есть также DLP-версия (здесь добавляется защита от потери данных). Ее стоимость – $150/месяц/5 пользователей, к списку опций добавляются правила для фильтрации контента.

На сайте проекта есть ценовой калькулятор: рассчитывается годовая и месячная стоимость, в зависимости от количества пользователей. Например, за 10 сотрудников нужно заплатить $250 в месяц, или $2,500 в год (со скидкой на годовую подписку), 25 пользователей – это $625 в месяц, или $12,500 в год; и 100 пользователей – это $2,250 в месяц или $22,500 в год.

Teramind также предлагает версию программы, которая устанавливается на собственных серверах компании-клиента (on-premises edition).

План Server начинается – $750 в год для 10 конечных точек (отслеживание до 1,000 конечных точек и размещение на одном сервере).

План Enterprise – от $8,000 в год для 100 конечных точек, при этом размещение на нескольких серверах, горизонтальное масштабирование, Amazon Web Services (AWS) и оптимизация Microsoft Azure, техподдержка в режиме 24/7 (на случай аварийного восстановления) (DR).

В апреле 2018 Teramind представил версию Teramind DLP, в которой реализована технология защиты от потери данных (DLP). Для 10 пользователей «облачная» версия обойдется в $360 в месяц или $3,600 в год. Версия Teramind DLP для установки на территории компании будет стоить $1,000 в год, для 10 конечных точек.

Во время тестирования установка Teramind оказалась достаточно простой. После регистрации пробного аккаунта Teramind прислал письмо для верификации со ссылкой на страницу настроек. В еще одном письме от сотрудника компании содержались инструкции по установке компонентов программы и настройке панели администратора.

От Teramind сразу же последовал вопрос: хотите ли, чтобы ваши пользователи знали о том, что их действия отслеживаются. Например, в отличие от программы Veriato 360, в которой агент программы всегда скрыт, Teramind предоставляет администратору возможность сделать так, чтобы запущенное приложение было видно клиентам, фрилансерам, удаленным сотрудникам и прочим, чтобы можно было записывать исключительно рабочее время и активность, связанную с работой.

Настройки всегда можно изменить – сделать агент видимым или невидимым. Есть краткие видеоинструкции на YouTube, в которых описывается процесс установки.

В рамках тестирования программы был установлен скрытый агент. Teramind прислал ссылку с подтверждением регистрации для скачивания и установки, и после никаких дополнительных настроек на мониторинговом девайсе не потребовалось. По завершении установки компьютер сразу же показал данные на панели администратора. Можно было сразу переходить к просмотру мониторинговых компьютеров в реальном времени на админ-панели. Все предельно просто.

Мониторинг сотрудников

Интерфейс администратора в Teramind выглядит впечатляюще, это командный центр с точными мониторинговыми функциями, панелями управления и отчетами. UI можно настроить на свое усмотрение.

На фоне беспорядочных, перегруженных функциональными элементами интерфейсов других платформ, Teramind выглядит совершеннее и адаптивнее; все сложные функции в нем упакованы в минималистичный интуитивно понятный UI.

При первом запуске Teramind показывает админу Focus Dashboard, которая настраивается с дополнительными виджетами, чтобы можно было видеть практически все в вашей организации – как работают целые подразделения, или группы пользователей.

Есть возможности кастомизации по интервалу дат на боковой панели слева, админ может нажать кнопку «Добавить виджеты» (Add Widgets) и перетянуть десятки разных виджетов, данные – мониторинг, продуктивность и метрики безопасности – визуализируются, для большей наглядности. Например, можно добавить мониторинговые виджеты для приложения, веба, пользования сетью, списка сотрудников, которые сейчас в онлайне, есть виджеты журнала нажатых клавиш и продуктивности для отслеживания категорий активности, задач, или времени для отдельных проектов. Есть также виджет для диаграммы расчетных ведомостей: показывается продуктивность сотрудника или выделенный бюджет отдельного подразделения.

Помимо Focus Dashboard, есть три других панели управления по умолчанию. Первая – панель Enterprise, которая показывает метрики продуктивности и безопасности для руководства. Вторая – Productivity – отслеживает статистику активного времени и бездействия, продуктивные и непродуктивные сайты. На третьей панели – Risk – видны нарушения установленных правил и активность пользователя, которая сопряжена с риском. На панели Risk есть фильтры по подразделениям, уровню угрозы, кастомным тегам или «рейтингу риска» Teramind, который ведет учет поведенческой активности – определяет, насколько действия пользователя представляют риск для организации или безопасности сети. Можно создать собственную кастомную панель.

Все эти панели находятся во вкладках в навигационном меню слева, вместе с вкладкой Time Tracking, которая включает в себя такие функции, как web clock-in (отметка о начале работы), отслеживание проекта или задачи. Teramind, в отличие от конкурирующих разработок – HubStaff и Time Doctor, – создавался не только для тайм-трекинга. Но основной его функционал – отслеживание рабочих часов офисных или удаленных сотрудников, подрядчиков клиентов и фрилансеров, и всех остальных, кто в системе компании.

Основная активность происходит во вкладке Monitoring. Здесь вы найдете список отчетов с разбивкой данных – первичных метрик, которые собирает агент системы. Среди метрик, пользование веб-страницами и приложениями, имейлы (в таких сервисах, как Gmail или Outlook) – входящие/исходящие, – пересылка файлов (USB, или другие способы сохранения данных), моментальные сообщения (Facebook Messenger, Google Hangouts, Skype, и WhatsApp Web), нажатия клавиш, веб-поиск, скриншоты, мониторинг сети, а также экспорт видео и других документов или файлов.

В Teramind индексируется абсолютно все.

В списке «Веб-страницы и приложения» (Web Pages & Application) можно видеть гистограмму самых активных приложений и разбивку по времени, сотрудникам, компьютерам, процессам или URL, которые открывали сотрудники, длительности посещений, названиям приложений или веб-страниц. Есть небольшая иконка Video, которая появляется при каждом вводе данных (будь то email, веб-активность, чат, поиск, и пр.). Здесь собирается история данных – разработчики Teramind называют это «Historic Playback Mode». По сути, это видеоплеер, который по секундам или минутам показывает определенную активность пользователя. Вы можете отматывать определенные фрагменты или воспроизводить запись на ускоренной перемотке, делать дополнительные скриншоты, скачивать видео, просматривать уведомления и тревожные сигналы, которые были сделаны во время сессий. Teramind также поддерживает запись звука (микрофон и наушники) для воспроизведения файлов в режимах Historic Playback и онлайн (Live View). Такая функция будет уместна для колл-центров и других организаций.

Все эти мониторинговые инструменты доступны для просмотра в режиме макро во вкладке «Мониторинг» (Monitoring), где также есть фильтры по отдельным подразделениям компании, группам пользователей, или любым другим выбранным категориям.

Во время тестирования проводился глубокий мониторинг определенных пользователей, с помощью вкладок Employees или Computers. В Teramind сделан акцент на аналитике, чтобы отследить всю информацию о конкретном инциденте – до и после произошедшего, идентифицировать риски или нарушителей установленных правил, быстро обнаружить «цифровой след» конкретного пользователя с помощью панели «Focus and Risk», воспроизведения записей и встроенных мониторинговых инструментов. Однако как только обнаружите определенного пользователя или компьютер, который хотите проверить, появится дополнительная панель.

Во время тестирования на странице тестового компьютера были такие вкладки: «Активность» (Activity), «Сигналы тревоги» (Alerts), Email, «Пересылка файлов» (File Transfers), «Live Montage» (в которой открывается потоковое видео в реальном времени), «Снимки» (Snapshots) и «Сетевой мониторинг» (Network Monitoring).

Есть кнопки On/Off для включения/отключения мониторинга и удаленного удаления агента с пользовательского ПК. Зайдя в профиль «Employee», вместо «Computer», можно видеть вкладки «Нажатия клавиш» (Keystrokes), «Печатные сессии» (Printing), «Журнал сессии» (Session Log) и «Отработанное время» (Time Worked). Здесь есть все те же фильтры и детали логов активности (activity log details) для открытых приложений и сайтов, с соответствующими скриншотами и видео. Вы можете настроить скриншоты, которые будут делаться в определенные интервалы времени. В Teramind есть аварийная функция (fail-safe feature), предоставляющая админам полный контроль над компьютерами пользователей.

Подобный уровень анализа продуктивности персонала также реализован в системе контроля и учета рабочего времени сотрудников Kickidler.
Анализ эффективности использования рабочего времени показывает, сколько времени сотрудник работал, а сколько – занимался личными делами или просто бездействовал. Kickidler отслеживает, когда сотрудники заходят в соцсети, мессенджеры, онлайн-игры – то есть влияние всех этих убийц времени можно минимизировать.

Только в Kickidler есть возможность создавать индивидуальные настройки для каждого работника в зависимости от его рода деятельности. Интеграция с кейлоггером и записью видео с экрана воссоздаст полную картину деятельности персонала, а настраиваемая рассылка отчетов – сэкономит время.

Автоматизация и уведомления

Помимо длинного списка мониторинговых функций, одного из лучших интерфейсов и в целом UX, Teramind также выделяется своими возможностями автоматизации и уведомлений. Во вкладке Behavior в админ-меню слева можно установить уведомления, правила поведения и правила для подозрительной активности («anomaly rules»). Эти правила отсылают сигналы тревоги, когда поведение пользователя отличается от обычного.

Для сравнения, в других системах также присутствуют возможности автоматизации, но Teramind – это, пожалуй, единственный инструмент, в котором целый комплекс автоматизации реализован на всех уровнях продукта и в интегрированных модулях, таких как Risk.

В «Правилах поведения» (Behavior Rules), например, по умолчанию установлен набор правил, на случай если сотрудник превышает свой дневной лимит времени в социальных сетях, выводит документ на печать или сохраняет данные в облачном сервисе.

Во время тестирования требовалось определить эффективность автоматических функций. Мы открыли Netflix и YouTube и начали просматривать видео, затем открыли Facebook и Twitter. По прошествии 15 минут (время ограничения) на почту администратора пришло сообщение о нарушении распорядка. Информация об этом также появилась на панели Risk.

Админ может выбрать — применять/не применять фильтры к отдельным подразделениям, проектам, или пользователям. Например, ограничение по соцсетям не понадобится для SMM-менеджера.

Правила относительно необычной активности – совсем другое дело. Teramind содержит более 200 шаблонов для приложений, email, мессенджеров, соцсетей, печати, веб-сайтов, активности пользователей, операций с файлами. Также можно установить исключения из правил и триггеры плавил.

Можно настроить правило о «подозрительной активности на сайте», и оно будет срабатывать, например, когда пользователь бездействует в течение определенного времени или заходит на сайт без HTTP-соединения.

Устанавливаются исходные данные и триггер для условий, при котором админ получал бы уведомления в реальном времени, или ежедневные/еженедельные отчеты. Можно добавить настройку, при которой такие сайты блокировались бы, а письмо на почту не отсылалось.

Во время тестирования такое правило применялось к YouTube. В результате пришло сообщение, о том, что «было превышено выделенное время пользования соцсетями», и сайт был заблокирован. Эти правила могут быть настроены таким образом, чтобы применяться только во время рабочих часов, в случае когда удаленный сотрудник может пользоваться системой по завершении работы. 
Еще одна функция, которой нет в других системах — это оптическое распознавание символов (OCR) на экране пользователя. Неважно, поддерживается ли определенное приложение-чат, Teramind может анализировать любой текст, который появляется на экране, индексировать его и затем позволить настроить автоматизированные уведомления по ключевым словам и правилам, если сотрудники вписывают или просматривают на экране определенное ключевое слово.

Teramind также позволяет устанавливать уровень риска (то есть низкий, средний, высокий и критический) с соответствующими триггерами, чтобы модулировать автоматизированный рабочий процесс, в зависимости от уровня угрозы.

Приватность, совместимость и контроль доступа

Говоря об инструменте Teramind, который на столь глубоком уровне анализирует активность пользователя, стоит также упомянуть о том, что предусмотрели его создатели в плане приватности, совместимости и контроля доступа. В Teramind присутствует вкладка Audit, в которой админ может узнать, кто из менеджеров какие данные просматривал. Во вкладке «Настройки» (Settings) есть опция «Контроль доступа» (Access Control), с помощью которой устанавливаются правила относительно того, что пользователи могут видеть на панелях управления, и к каким функциям у них есть доступ. Например, если нужно, менеджер финансового отдела не увидит, что делают люди из HR.

Teramind также позволяет показывать или скрывать агента программы, что важно в плане приватности. Законодательство европейских стран обязывает работодателей уведомлять сотрудников о том, что за ними ведется наблюдение (в США такого регулирования нет).

Поэтому разработчики программы также озаботились безопасностью личных и финансовых данных сотрудников компаний. Например, можно установить правило: когда сотрудник пользуется интернет-банкингом, или когда вписываются личные пароли, мониторинг и логирование клавиш приостанавливается.

Но все же такие меры для защиты приватности сотрудников представляются каплей в море на фоне всех изощренных инструментов контроля, которые присутствуют в Teramind.

Версия Teramind DLP совмещает в себе возможности DLP с поведенческой аналитикой данных. Пользователи могут защитить данные с помощью шифрования, сжатия или безопасного извлечения файлов. Менеджерам доступна панель управления для анализа данных и выбора важных данных для отслеживания. Затем они получают уведомления в режиме реального времени относительно поведения, которое отслеживается.

Teramind появился на рынке относительно недавно, в 2014 году, но его набор функций и мониторинговых инструментов не уступает ветеранам отрасли учета времени и контроля персонала – InterGuard и Veriato 360.

У этой системы лучший UX, простая установка агентов программы и наиболее полный список возможностей автоматизации. На сегодняшний день Teramind – лучшая комплексная система мониторинга с самым удобным, по сравнению с аналогами, интерфейсом.